"회사일은 타이밍"...업무 상황별 최적의 시간은

"회사일은 타이밍"...업무 상황별 최적의 시간은

 

 

매주 금요일 저녁에 부서회의를 한다면 어떨까요. 생각만 해도 끔찍합니다. 모두들 마음이 붕 떠있어 효율이 안 나겠죠. 같은 일을 해도 시간대가 얼마나 중요한지를 일깨워주는 상상입니다.

최근 미국 비즈니스 월간지 '패스트 컴퍼니'는 업무 상황별로 각각 어떤 시간대에 행동에 옮겨야 가장 효율적인지를 정리해 보도했습니다. 관련 업계 자료나 학술연구를 바탕으로 한 설명이어서 나름 신빙성 있어 보이는데요. 아래에 간단히 요약해 소개합니다.

◆받는 이가 이메일을 읽을 확률을 높이려면
=이메일 수신률을 높이고 싶다면 평일보다는 주말 아침에 전송하세요. 이메일 추적 소프트웨어 개발사인 '예스웨어'가 50만개 메일을 대상으로 조사한 결과, 주말에 확인률이 높았습니다. 이유는 간단합니다. 주말에는 들어오는 이메일이 확 줄어들기 때문입니다.

◆이메일 답장 받을 확률을 높이려면
=답장을 꼭 받고싶다면 오전 6~7시 사이에 이메일을 보내세요. 예스웨어 조사결과에 따르면 사람들이 답장을 잘 보내는 시간은 아침이 약 45%로 제일 높았습니다. 주말 아침 시간대에는 오고가는 이메일이 적어서 경쟁이 덜하기 때문입니다. 또한 요일에 따른 차이는 없었다고 합니다. 결국 아침 이른 시간에 보내는 게 중요합니다.

◆회의하기에 적절한 시간대는
=대부분의 회사는 월요일 아침에 회의를 갖습니다. 하지만 참석률이 높지는 않을 겁니다. 미국의 한 온라인 일정 계획 서비스의 조사 결과 월요일 아침회의엔 평균적으로 총원의 1/3만 참석했다고 합니다. 이른 아침 회의를 준비하려면 전날 준비가 필요한데, 일요일에 준비를 못할 경우 불참 또는 준비가 부실한 상태로 회의실에 들어가기 마련입니다.

순도높은 회의를 하려면 화요일 오후 3시쯤 회의를 하는게 좋습니다. 화요일은 지난주에 마감을 지키지 못해 넘어온 일과 이번 주 마감인 일 둘 중 어느 쪽에도 치이지 않는 여유로운 시점이기 때문입니다.

◆어려운 결정을 할 때
=컬럼비아대 비즈니스스쿨 연구에 따르면 배고플 때엔 중요한 결정을 내리지 말아야 한다고 합니다. 연구자들이 판사를 관찰해보니 배가 고프기 쉬운 시간대보다 휴정 후 밥을 먹고 온 이후에 훨씬 일관된 판단을 보였다고 합니다. 고민되는 일이 있다면 일단 식사 후 결정하는게 좋겠네요.

◆연봉 인상을 요구할 때
=하버드대와 유타대 공동연구에 따르면 사람들은 아침에 더 높은 자기통제력과 도덕성을 보였습니다. 쉽게 말해 오후보다 오전에 더 선할 확률이 높다는 얘기입니다. 이를 '아침 도덕 효과(morning morality effect)'라고 합니다. 하루종일 일에 시달려 정신적 육체적으로 피곤한 오후엔 관대함을 기대하지 않는 게 좋습니다.

◆입사면접을 볼 때
=면접시간을 직접 정할 수 있다면, 아침에 하는 게 좋습니다. 펜실베이니아대와 하버드대 경영대학원의 연구 결과, 비슷한 수준의 지원자라도 늦게 인터뷰할수록 낮은 점수를 받았습니다.

대부분 지원자의 수준이 높다보니 면접관들은 처음에 들어오는 지원자에겐 점수를 잘 주게 됩니다. 하지만 나중에는 대부분 비슷하게 느껴지고, 상대적인 분포를 고려할 때 낮은 점수를 주기 시작합니다. 다음 날 면접에서도 이는 마찬가지입니다. 결국 전체적으로는 상위권이어도 늦은 오후에 면접을 보는 지원자가 손해 볼 가능성이 높아집니다.

이처럼 면접관들이 후보를 평가할 때, 전체를 기준으로 평가하기보다 당일의 후보들만을 기준으로 평가하는 경향을 '협역 평준화(narrow bracketing)' 효과라고 합니다.

◆브레인스토밍을 해야 할 때
=만일 당신이 아침형 인간이라면 오전에 일이 잘 되리라고 생각할 겁니다. 하지만 미시간대 연구 결과에 따르면 늦은 오후에 창의적 아이디어가 많이 나온다고 합니다. 연구팀은 학생들에게 여섯 가지 문제를 하루 중 각각 다른 시간에 풀도록 했습니다. 그 결과 다들 약간 피곤함을 느끼던 오후 6시께 창의적인 대답이 많이 나왔습니다.

이는 창의성을 얻기 위해선 약간 다른 방법으로 접근해야 한다는 교훈을 줍니다. 머리가 맑으면 가장 확실하고 논리적인 방법을 찾게 됩니다. 반면 피곤할 때는 기상천외한 방법을 찾게 되는 것이죠. 따라서 집중력이 필요한 일은 머리가 맑은 오전에, 창의성이 필요한 일은 약간 피곤함을 느끼는 오후에 하는 게 좋습니다.